Para vender convites de baile de formatura, defina quantos convites cada formando recebe, crie ingressos extras por lote (inclusive mesas ou VIP), aceite Pix e cartão parcelado, registre o nome do formando e valide a entrada por QR Code. Alinhe tudo ao contrato com a agência.
O que compõe uma formatura: colação, culto/missa e baile
A formatura costuma ter três momentos, e cada um pode ter regras de convite diferentes.
| Momento | O que é | Quem costuma organizar | Convite |
|---|---|---|---|
| Colação de grau | Cerimônia oficial, com o diploma ou a outorga do grau | Instituição de ensino | Definido pela instituição, muitas vezes com limite por formando |
| Culto ou missa | Celebração religiosa de agradecimento, opcional | Comissão ou agência | Em geral aberto às famílias |
| Baile | Festa de encerramento | Comissão e agência | Cota por formando, mais convites extras vendidos |
Os custos de cada um e quem os paga dependem do contrato da turma. Leia o contrato antes de decidir qualquer preço. Este guia trata do baile, que é onde a venda de convites acontece.
Definições rápidas:
- Colação de grau: a cerimônia oficial.
- Convite extra: ingresso além da cota do formando, comprado por um familiar ou amigo.
Cronograma da comissão (do contrato ao baile)
O prazo costuma ser longo, e a venda de convites ocupa só os últimos meses. A linha do tempo abaixo é uma sugestão, não uma regra: ajuste ao calendário da sua turma.
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| 12 a 18 meses antes | Escolher agência, comparar propostas, ler o contrato com atenção e assinar |
| 9 a 12 meses | Definir local, data e formato do baile; fechar buffet e banda ou DJ |
| 6 meses | Definir cota de convites por formando, regras de convite extra e preços por lote |
| 4 meses | Criar o evento, os ingressos e o formulário de convites; testar a compra |
| 3 meses | Abrir o primeiro lote de convites extras |
| 2 meses | Virar o lote; fechar mesas; informar a lista de nomes ao buffet |
| 1 mês | Conferir lista, restrições alimentares, crianças e acessos especiais |
| 1 semana | Enviar instruções de chegada; fechar a portaria; testar o leitor de QR Code |
| Dia do baile | Check-in, mapa de mesas, plano para imprevistos |
| Depois | Prestação de contas à turma |
Convites por formando e convites extras: como controlar
O maior problema da formatura é a conta dos convites: cada formando tem direito a um número, quer mais para a família, e a comissão precisa saber quem é o dono de cada lugar. Separe sempre:
- Convites da cota. São os convites de cada formando previstos no contrato.
- Convites extras. São vendidos além da cota, pelo preço definido pela comissão e pela agência.
- Convites de cortesia. Para equipe, professores, paraninfos e convidados especiais.
Na SuperTixs, há dois caminhos para a cota, e a escolha depende de como o contrato trata o valor:
- Cota paga dentro do contrato: emita a cota como cortesia nominal. Em Cortesias de parceiros você cadastra cada formando como parceiro, define quantos convites ele pode enviar e compartilha um link exclusivo. O formando nomeia os convidados até o limite, e você desativa o link quando quiser.
- Cota cobrada na plataforma: crie um ingresso "Convite do formando", com preço, e o comprador informa o formando no formulário.
Um cuidado de custo: cada evento tem 10 cortesias gratuitas mais 10% do total de ingressos pagos vendidos. Acima disso, cada cortesia custa R$ 3,50, lançados no extrato financeiro. Exemplo hipotético: se 100 formandos receberem 6 convites de cota por cortesia (600 cortesias) e a turma vender 300 convites extras pagos, a franquia será de 40 (10 mais 30), e as 560 restantes custariam R$ 1.960,00 (560 vezes R$ 3,50). Faça essa conta antes de definir como a cota entra e combine com a agência quem arca com ela. Veja a regra completa em ingresso cortesia.
Vendendo convites extras online (lotes, mesas, nome do formando)
Convite extra é o produto principal do baile. Para vender bem:
- Ingressos por tipo. Crie "Convite extra adulto", "Convite extra criança" (se a regra do local permitir), "Mesa" e "VIP". Cada tipo tem preço, estoque, quantidade mínima e máxima por compra.
- Lotes. Ative Lote de Ingressos e use preços crescentes: o primeiro lote mais barato incentiva a compra antecipada e ajuda a comissão a conhecer o número de convidados cedo. Os critérios de virada são por estoque, por data ou o que vier primeiro. Veja lotes em shows e festivais para a lógica de viradas.
- Mesas. Quando o baile tem mesa para dez pessoas, por exemplo, você pode vender "Mesa" como ingresso com quantidade mínima por compra ou como item adicional. Itens adicionais pagam 10% de taxa, sem mínimo.
- Nome do formando. Em Formulários, crie um campo "Nome do formando" com escopo Por Ingresso, para que cada convite fique ligado a um formando. Acrescente campos de mesa preferida e restrição alimentar. O formulário pode ser respondido antes ou depois do pagamento. Campo obrigatório com preenchimento depois do pagamento retém o QR Code até a resposta, então marque como obrigatório só o que for indispensável.
- Itens adicionais. Foto, álbum, lembrança, brinde e upgrade de mesa entram como itens adicionais. Eles não podem ser incluídos automaticamente: o decreto veda a inclusão automática de serviços adicionais sem a concordância prévia e expressa do consumidor (Decreto 13.108/2026, art. 7º, § 2º). O comprador escolhe, nunca vem marcado.
Parcelamento no cartão e Pix
Convite de baile costuma ser um valor alto para o orçamento da família. O parcelamento ajuda a converter.
| Item | Como funciona |
|---|---|
| Parcelas | De 1 a 12 vezes no cartão de crédito |
| Parcela mínima | R$ 25,00; opções com parcela menor não são oferecidas |
| Pagamento à vista no cartão | Sem acréscimo |
| Juros do parcelamento | Pagos pelo comprador e exibidos antes de confirmar |
| Valor recebido pelo produtor | O mesmo de uma venda à vista |
| Pix | QR Code expira em 35 minutos |
Com parcela mínima de R$ 25,00, o limite é calculado sobre o total do pedido: quem compra mais convites tem mais opções de parcela. Mais detalhes em parcelamento de ingressos e Pix ou cartão parcelado.
Se o Pix não for pago no prazo, a compra aparece como "Expirado / não pago" e o estoque volta para a venda. Avise a turma para finalizar o pagamento logo após gerar o QR Code.
Lista de nomes, cortesias e acessos (VIP, backstage, crianças)
Com convites nominais e formulário, a lista nasce da venda. Em vez de planilha manual, use:
- Respostas do formulário, com busca, filtro por tipo de ingresso e exportação em planilha, para o mapa de mesas e o buffet.
- Cortesias nominais para equipe, professores, paraninfos, homenageados e convidados especiais. O convidado recebe e-mail com link de resgate, e o QR Code só é liberado depois do aceite.
- Ingressos separados por acesso. "VIP", "Backstage" e "Staff" como tipos distintos, com a função de portaria vendo só o credenciamento.
- Lista de presença, caso a comissão queira registrar. Veja lista de presença.
Para crianças, defina na descrição a regra do baile. Crianças menores de dez anos só podem ingressar e permanecer em locais de apresentação ou exibição acompanhadas dos pais ou responsável (ECA, art. 75, parágrafo único). O preço e a ocupação de mesa de criança dependem da regra do local, então informe isso antes de vender.
Orçamento por formando e ponto de equilíbrio
A comissão precisa saber quanto cada formando paga e quanto os convites extras ajudam a fechar a conta. Monte uma planilha com estas colunas:
| Item | Valor total (R$) | Por formando (R$) | Quem paga |
|---|---|---|---|
| Espaço | |||
| Buffet e bebidas | |||
| Banda ou DJ | |||
| Decoração | |||
| Cerimonial | |||
| Fotografia e vídeo | |||
| Segurança e limpeza | |||
| Taxas e licenças | |||
| Reserva para imprevistos |
Preencha com os valores do contrato e dos orçamentos. O ponto de equilíbrio do baile é o custo total dividido pela receita média por pessoa. Convites extras vendidos reduzem o valor por formando ou ampliam a margem, conforme o combinado com a agência. Se a turma absorver a taxa de serviço, ela sai do valor do convite; por padrão o comprador paga a taxa de 10% (com mínimo de R$ 3,50 por ingresso) além do preço, e o produtor recebe o valor integral. Simule na calculadora de taxas.
Sobre a data de recebimento: o repasse é liberado 24 horas após o término do evento. O valor pago em Pix já está disponível nessa data; o valor pago em cartão fica disponível quando a venda é liquidada pela operadora, em até 30 dias contados da data da compra. Como o baile costuma exigir pagamentos antes da data, converse com a agência sobre o fluxo, e veja a antecipação de recebíveis.
Check-in no baile e controle de bebida e menores
Na portaria:
- Use o leitor de QR Code do Credenciamento, com busca manual por nome ou e-mail como alternativa.
- Pré-carregue os convites nos aparelhos antes da abertura, para validar mesmo com conexão ruim.
- O leitor recusa QR Codes de outros eventos e sinaliza convites já usados.
- A equipe de portaria deve usar a função Operador de Check-in.
- Entregue extras (álbum, brinde) pela aba Adicionais do Credenciamento, buscando o participante.
Sobre bebida e menores, atenção especial se a turma for do ensino médio: é proibida a venda de bebidas alcoólicas à criança ou ao adolescente (ECA, art. 81, II). A entrada de criança ou adolescente desacompanhado dos pais ou responsável em bailes e promoções dançantes depende de portaria ou alvará da autoridade judiciária (ECA, art. 149, I, b). Confirme com o Juizado da Infância e da Juventude da sua comarca se há regra aplicável ao seu baile e combine com o buffet o controle de idade no bar. Mais em check-in por QR Code.
Se haverá banda ou DJ, lembre que música em baile é execução pública e depende de autorização do titular dos direitos (Lei nº 9.610/1998, art. 68). Veja ECAD em eventos.
Contrato com a agência: o que exigir
O contrato de formatura é, em regra, uma relação de consumo, regida pelo Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990). Isso dá à turma direito a informação clara e proteção contra cláusulas abusivas. Antes de assinar, confira:
- [ ] Descrição completa do que está incluído (espaço, buffet, banda, decoração, fotos, cerimonial)
- [ ] Preço total, forma de reajuste e número de parcelas
- [ ] Cota de convites por formando e valor dos convites extras
- [ ] O que acontece com formando que desiste ou fica inadimplente, e quem arca com a diferença
- [ ] Penalidades de rescisão, para a turma e para a agência
- [ ] Prazo de entrega de cada serviço e substituições permitidas
- [ ] Quem recebe o dinheiro dos convites extras e quando presta contas
- [ ] Seguro, licenças e responsabilidade em caso de cancelamento ou adiamento
- [ ] Foro e canal de reclamação
Na venda de convites online, o comprador também tem o direito de arrependimento do art. 49 do CDC em compras feitas pela internet: pode desistir em até 7 dias. Pela Política de Cancelamento da SuperTixs, o pedido deve ser feito até 48 horas antes do início do evento. Considere isso no seu planejamento de lotes. Leia mais em reembolso de ingresso.
Para um roteiro geral de produção, use o checklist para produtores de eventos. Quer comparar com um evento de outro porte? Veja como organizar eventos corporativos. Se o baile também terá festa aberta, leia como vender ingressos para festa.
Dúvidas frequentes
Quantos convites cada formando recebe? O contrato da turma define. Confirme por escrito a cota, o destino dos convites não usados e o valor dos extras.
Como vender convites extras para familiares? Crie um ingresso de convite extra com lote e preço, e um formulário por ingresso com o nome do formando.
Dá para parcelar o convite do baile? Dá: até 12x no cartão, com parcela mínima de R$ 25,00.
Como controlar quem entra? QR Code individual no leitor, busca por nome e cortesias nominais.
Quanto custa uma formatura por formando? Varia com cidade, espaço, buffet e pacote. Peça orçamento detalhado e divida o custo total pelo número de formandos.
Pronto para abrir a venda? Abra a venda de convites extras do seu baile com parcelamento e lista de nomes na SuperTixs.
