A lista de presença registra quem esteve no evento, na aula ou no treinamento. Ela serve para emitir certificados, prestar contas a patrocinadores e contratantes e planejar a próxima edição. Abaixo estão modelos gratuitos para baixar, o que cada coluna precisa ter e como trocar o papel por uma lista digital feita no próprio check-in.
Modelos de lista de presença para baixar
Os modelos são gratuitos e não pedem cadastro. O PDF já sai pronto para imprimir em A4; as versões em Excel e Word podem ser editadas com o nome do seu evento.
Lista de presença para eventos
Nome, organização, contato opcional, horário de chegada e assinatura, com 25 linhas por página.
Lista de frequência para cursos e aulas
Uma linha por aluno e até 10 colunas de aula, com total de presenças e percentual de frequência.
O que colocar em uma lista de presença
No cabeçalho
- Nome do evento, da aula ou do treinamento.
- Data, horário e local.
- Nome do responsável pela lista.
- Número da página, quando a lista tiver mais de uma folha.
Nas linhas
| Coluna | Para que serve | Obrigatória? |
|---|---|---|
| Número | Contar os presentes rapidamente | Sim |
| Nome completo | Identificar a pessoa e emitir o certificado | Sim |
| Organização ou turma | Separar empresas, turmas ou cidades | Quando fizer sentido |
| Horário de chegada | Comprovar a presença e calcular a carga horária | Recomendada |
| Assinatura | Confirmação da própria pessoa | Sim, na lista de papel |
| E-mail ou telefone | Enviar certificado ou material depois | Só se você vai usar |
| Documento | Exigência do contratante ou do certificado | Só com finalidade clara |
Lista de presença e LGPD
Nome, contato e documento são dados pessoais, e a Lei Geral de Proteção de Dados pede que você colete só o necessário para uma finalidade definida. Na lista de papel, cada pessoa que assina vê os dados de quem assinou antes. Por isso:
- Não peça CPF na lista se ele não for usado para nada.
- Quando o documento for necessário, por exemplo para o certificado, colete-o no formulário de inscrição, que só o organizador vê.
- Informe no cabeçalho para que a lista será usada.
- Guarde as folhas em local controlado e descarte-as quando a finalidade terminar, como depois de emitir os certificados.
Mais orientações em LGPD em eventos para produtores.
Quando a lista em papel não dá conta
- Fila na entrada enquanto cada pessoa procura uma linha livre e assina.
- Nomes ilegíveis, que viram certificados com erro.
- Assinatura por quem não estava presente, sem como conferir.
- Horas de digitação depois do evento para montar a planilha.
- Folhas perdidas ou molhadas, com dados pessoais expostos.
Como fazer a lista de presença digital com QR Code
Em um evento com inscrição ou ingresso, o check-in já é a lista de presença. Na SuperTixs:
- Cada participante recebe um ingresso com QR Code único, mesmo em eventos gratuitos.
- Na entrada, a equipe lê o QR Code com a câmera do celular ou procura a pessoa pelo nome ou e-mail. O sistema registra o horário e quem fez o check-in.
- Depois do evento, a exportação de participantes traz, para cada ingresso, se houve check-in e a data e hora.
- Em cursos com várias aulas, a frequência por aula marca presença, falta ou falta justificada e gera relatórios em CSV e Excel, por aluno e por aula.
- Com o check-in registrado, os certificados de participação podem ser enviados automaticamente para quem esteve presente.
